Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Naam : Groupe One ASBL (« wij », « ons/onze »)
Zetel : Edinburgstraat, 26 – 1050 Brussel
Ondernemingsnummer : 0461.788.294
Website : www.bikedelivery.brussels (de « Website »)
Contactgegevens van onze Functionaris voor Gegevensbescherming: boris.dursel@groupeone.be

2. Wie zijn de betrokkenen?

2.1. Wij verwerken persoonsgegevens over:

de vertegenwoordigers van onze klanten/verkopers;
onze klanten/kopers;
de vertegenwoordigers van onze leveranciers;
de kandidaten die bij ons solliciteren;
de bezoekers van onze Website en onze bedrijfsgebouwen; en
andere betrokkenen (de « betrokkenen », « u », « uw »).

2.2. Dit privacybeleid (het « Beleid ») is van toepassing op elke verwerking van uw persoonsgegevens die wij uitvoeren.

3. Waartoe verbinden wij ons inzake de bescherming van persoonsgegevens?

Wij verbinden ons ertoe onze verwerking van persoonsgegevens naar beste vermogen uit te voeren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) (de « AVG ») en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, aangevuld of vervangen (de « ‘Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming »).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

4.1. Als u vertegenwoordiger bent van een van onze klanten/verkopers, verwerken wij:

uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens met het oog op de activering, het beheer en de instandhouding van onze commerciële relatie met onze klanten/verkopers;
uw persoonlijke identificatiegegevens en uw professionele identificatiegegevens om de facturering aan onze klanten/verkopers te kunnen organiseren;
desgevallend uw bankgegevens om de betaling van de facturen voor onze diensten te controleren;
desgevallend uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens met het oog op de verzending van communicatie voor marketingdoeleinden.

4.2. Als u een klant/koper bent, verwerken wij:

uw persoonlijke identificatiegegevens die u ons verstrekt (zoals uw naam, voornaam, factuur- en leveringsadres, gebruikersnaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, klantnummer, betalingsgegevens) voor de verwerking van uw bestelling wanneer u aankopen doet op de Website of voor vragen over uw bestelling of uw klantenstatus. Om onze gebruikers/kopers de best mogelijke dienstverlening te bieden, geven wij die gegevens, binnen de grenzen van de wetgeving, door aan andere ondernemingen, maar uitsluitend met het oog op de correcte uitvoering van de bestellingen en voor zover dat nodig is. Wij garanderen dat uw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de instructies. Al naargelang de gekozen leveringswijze geven wij uw e-mailadres door aan het bedrijf dat de levering uitvoert (bijvoorbeeld aan bpost (‘bpost’), Muntcentrum, RPR Brussel, 1000 Brussel, BE 0214.596.464), opdat dat u kan melden wanneer uw pakket aankomt. U kunt daar bezwaar tegen maken door een e-mail te sturen naar het opgegeven adres;
desgevallend uw persoonlijke identificatiegegevens en uw contactgegevens met het oog op de verzending van communicatie voor marketingdoeleinden.

4.3. Als u vertegenwoordiger bent van een van onze leveranciers, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens en uw contactgegevens met het oog op het beheer van onze commerciële relatie met onze leveranciers. 4.4. Als u een kandidaat bent die bij ons solliciteert, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens, uw professionele identificatiegegevens, uw contactgegevens, de gegevens over uw beroepsleven (vaardigheden, kwalificaties, ervaring enz.) en de persoonsgegevens vermeld in uw curriculum vitae met het oog op de beoordeling van uw profiel in het licht van onze aanwervingsbehoeften. 4.5. Als u onze Website bezoekt, kunnen wij elektronische identificatiegegevens over u op geglobaliseerde manier verwerken om het verkeer op onze Website te meten, de bezoekerservaring te verbeteren en computerfraude en beveiligingslekken op te sporen en te voorkomen. 4.6. Als onze bedrijfsruimten zijn uitgerust met bewakingscamera’s, kunnen wij toegang vragen tot beelden van u, maar uitsluitend wanneer die toegang noodzakelijk is met het oog op ons gerechtvaardigde belang om strafbare feiten of ongepast gedrag op te sporen en voor zover het toepasselijke recht dat toestaat. 4.7. Wij kunnen ook bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

herstructureringen van onze activiteiten doorvoeren;
interne en externe audits uitvoeren;
geschillen met betrokkenen beheren en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4.8. Wij onderwerpen de betrokkenen niet aan uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten waaraan voor hen rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

5. In welke hoedanigheid verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Als dusdanig bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens.

6. Op welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

6.1. De verstrekking van uw persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn:

voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (bijvoorbeeld wanneer u bij ons solliciteert);
om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn (bijvoorbeeld op het vlak van boekhouding, fiscaliteit enz.);
voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (of die van een ontvanger van de gegevens), voor zover die belangen zwaarder wegen dan uw grondrechten en fundamentele vrijheden.

6.2. Alvorens bepaalde van uw persoonsgegevens te verwerken, vragen wij om uw voorafgaande, vrije en geïnformeerde toestemming (bijvoorbeeld telkens wanneer de verwerking van uw gegevens een afstand van uw portretrecht inhoudt). 6.3. Sommige persoonsgegevens (zoals uw persoonlijke identificatiegegevens) zijn noodzakelijk om u onze diensten te kunnen verlenen of om onze activiteiten te kunnen uitvoeren. 6.4. Indien u ons uw persoonsgegevens niet verstrekt, kan dat onder meer tot gevolg hebben dat wij u onze diensten niet kunnen verlenen of onze activiteiten niet kunnen uitvoeren, of dat wij een of meer verplichtingen op grond van de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld de boekhoud- en belastingregels) niet nakomen.

7. Waar halen wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn afkomstig van de volgende bronnen:

rechtstreeks van u, bijvoorbeeld bij ons eerste contact met u;
van publiek toegankelijke bronnen (het internet), bijvoorbeeld wanneer wij het profiel bekijken van kandidaten die bij ons solliciteren.

8. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

8.1. De volgende ontvangers kunnen toegang hebben of krijgen tot bepaalde van uw persoonsgegevens (alleen wanneer dat noodzakelijk is om hun taken te vervullen):

de leden van ons personeel die belast zijn met de commerciële en administratieve opvolging hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, de professionele identificatiegegevens en de contactgegevens van onze klanten/kopers en de vertegenwoordigers van onze klanten/verkopers;
de leden van ons team dat belast is met de opvolging van onze leveranciers hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, de professionele identificatiegegevens en de contactgegevens van de vertegenwoordigers van onze leveranciers;
onze juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens over betrokkenen in het kader van herstructureringen van onze activiteiten of geschillen.

8.2. Wij vertrouwen de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens toe aan verwerkers, maar uitsluitend voor zover als nodig is om hun taken te vervullen en in overeenstemming met onze schriftelijke instructies en de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming. 8.3. In het kader van een herstructurering (bijvoorbeeld een financieringstransactie) kunnen wij in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming bepaalde persoonsgegevens over een beperkt aantal betrokkenen doorgeven aan een derde partij die bij de transactie betrokken is (bijvoorbeeld een bank).

9. Hoe beheren wij onze verwerkers?

9.1. Wij nemen passende maatregelen om erover te waken dat onze verwerkers uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming. 9.2. Wij zien er onder andere op toe dat onze verwerkers zich ertoe verbinden persoonsgegevens alleen te verwerken volgens onze instructies, zonder onze voorafgaande toestemming geen andere verwerker in te schakelen, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, te garanderen dat de personen met toegang tot de persoonsgegevens aan een passende geheimhoudingsplicht zijn onderworpen, de persoonsgegevens die zij verwerken na afloop van hun dienstverlening terug te geven en/of te vernietigen, de aanbevelingen van audits uit te voeren en ons bijstand te verlenen om de opvolging te verzekeren van verzoeken van betrokkenen om hun rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens uit te oefenen.

10. Waar verwerken wij uw persoonsgegevens?

10.1. Sommige ontvangers van persoonsgegevens kunnen organisaties zijn die hun maatschappelijke zetel hebben in een land buiten de Europese Economische Ruimte («EER ») of bepaalde persoonsgegevens verwerken in een land buiten de EER. 10.2. Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, voorzien wij in de volgende waarborgen:

het land naar waar de persoonsgegevens worden doorgegeven maakt het voorwerp uit van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie op grond van artikel 45 van de AVG en de doorgifte valt binnen het toepassingsgebied van dat adequaatheidsbesluit;
wij hebben met de ontvanger van de persoonsgegevens een overeenkomst gesloten waarin de door de Europese Commissie op grond van artikel 47 van de AVG vastgestelde standaardcontractbepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens zijn opgenomen; of
in geval van doorgifte naar de Verenigde Staten, de ontvanger van de persoonsgegevens is gecertificeerd onder het op grond van artikel 45 van de AVG opgezette EU-US Privacy Shield-programma en de doorgifte valt binnen het toepassingsgebied van het EU-US Privacy Shield-programma.

11. Welke bewaartermijnen zijn van toepassing?

11.1. Wij zien erop toe dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. 11.2. Wij bewaren facturen en andere boekhoudkundige documenten (die bepaalde van uw persoonsgegevens kunnen bevatten) gedurende zeven (7) jaar na hun datum van uitgifte, zoals de boekhoudwetgeving voorschrijft. Die boekhoudkundige documenten kunnen, al naargelang het geval, bepaalde persoonlijke identificatiegegevens, bepaalde professionele identificatiegegevens en bepaalde contactgegevens bevatten. 11.3. Wij gebruiken ook de volgende criteria om de bewaringstermijn van de persoonsgegevens te bepalen, al naargelang de context en de doeleinden van elke verwerking:

de datum van ons laatste contact;
veiligheidsredenen (bijvoorbeeld de beveiliging van onze computersystemen);
een lopend of potentieel meningsverschil of geschil met een betrokkene;
een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te bewaren of wissen (bijvoorbeeld een bewaarplicht opgelegd door een boekhoud- of belastingwet).

12. Over welke rechten beschikt u?

12.1. Onder voorbehoud van de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming beschikt u over een recht op informatie, het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten verbeteren en te laten wissen, het recht om bezwaar te maken tegen of de beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht om uw toestemming in te trekken. 12.2. In de onderstaande tabel worden elk van uw rechten uitvoeriger beschreven:

Recht	Beschrijving
Recht op informatie	U hebt het recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en u uw rechten kunt uitoefenen. Die informatie is opgenomen in het Beleid. Als zij niet duidelijk genoeg is, kunt u met ons contact opnemen (via onze contactgegevens vermeld in het Beleid).
Recht op inzage	U hebt het recht om uitsluitsel te krijgen of persoonsgegevens over u al dan niet worden verwerkt en, wanneer dat het geval is, om inzage te krijgen in die persoonsgegevens. U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te verkrijgen, tenzij de uitoefening van dat recht afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.
Recht op verbetering	U hebt het recht om persoonsgegevens over u te laten verbeteren als die onjuist blijken. U hebt ook het recht om de persoonsgegevens over u te laten aanvullen als zij onvolledig blijken.
Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)	U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Het recht op gegevenswissing (of het ‘recht op vergetelheid’) is evenwel niet absoluut en onderworpen aan specifieke voorwaarden. Wij kunnen bepaalde van uw persoonsgegevens bewaren voor zover het toepasselijke recht dat toestaat, in het bijzonder wanneer de verwerking ervan noodzakelijk blijft voor het nakomen van een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking	U hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerkingen (wanneer de verwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen en uw grondrechten en fundamentele vrijheden gelet op uw specifieke situatie zwaarder wegen).
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing	U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij die gegevens verwerken ten behoeve van direct marketing.
Recht om de verwerking te laten beperken	U hebt het recht om de verwerking te laten beperken in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar die nog noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering).
Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens	U hebt, in bepaalde omstandigheden, het recht om de persoonsgegevens over u die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht om uw toestemming in te trekken	Als u ons voor een verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming hebt verleend, hebt u te allen tijde het recht om die in te trekken.

12.3. Alle verzoeken om uw rechten uit te oefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, kunt u richten aan onze Functionaris voor Gegevensbescherming, van wie de contactgegevens vermeld worden in het Beleid. Wij verbinden ons ertoe uw verzoek zo snel als praktisch mogelijk en uiterlijk binnen de termijnen waarin de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming voorziet, te behandelen. Wij wijzen u erop dat wij uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden kunnen bijhouden als de wetgeving dat voorschrijft of toelaat. Wij wijzen u er tot slot ook op dat wij, om onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen, bij twijfel over uw identiteit u kunnen vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.

Welke mate van beveiliging garanderen wij?

13.1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico’s die aan de verwerking van uw persoonsgegevens verbonden zijn. 13.2. Wij hanteren de beste praktijken uit de sector om erover te waken dat de persoonsgegevens niet per ongeluk of op onrechtmatige wijze worden vernietigd, verloren gaan, worden gewijzigd, ongeoorloofd worden verstrekt of ongeoorloofd worden ingezien.

14. Hebt u vragen of klachten?

14.1. Als u vragen of klachten hebt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, vragen wij u om die in eerste instantie te richten aan onze Functionaris voor Gegevensbescherming, van wie de contactgegevens vermeld worden in het Beleid. 14.2. U het recht hebt om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

15. Overige bepalingen

15.1. Wij behouden ons het recht voor om het Beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wij informeren u over elke verandering die wij aan dit Beleid aanbrengen. 15.2. Als een bepaling uit het Beleid strijdig of onverenigbaar is met een bepaling uit een ander beleid of een ander document met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, heeft de bepaling uit het Beleid voorrang.